क्या आप भी अपनी प्रेजेंटेशन को टेक्स्ट से भर देते हैं जैसे कोई सरकारी फॉर्म हो। बधाई हो। आपकी बोरिंग स्लाइड्स और डरी हुई आवाज देखकर आपकी ऑडियंस पहले ही सो चुकी है। आप अपनी तरक्की का चांस खो रहे हैं क्योंकि आपको ढूँढना ही नहीं आता कि लोग क्या सुनना चाहते हैं। अपनी इज्जत और प्रमोशन दोनों दांव पर लगाकर क्या आप अब भी वही पुरानी गलतियां दोहराना चाहते हैं।
रोंडा एम एब्राम्स की यह शानदार बुक आपको एक ही दिन में प्रेजेंटेशन का खिलाड़ी बना देगी। चलिए जानते हैं वे ३ बड़े लेसन जो आपकी प्रेजेंटेशन स्किल्स को जीरो से हीरो लेवल पर ले जाएंगे और आपको ऑफिस का स्टार बना देंगे।
लेसन १ : स्ट्रक्चर ही असली किंग है
ज्यादातर लोग प्रेजेंटेशन का नाम सुनते ही सीधे पावरपॉइंट की स्लाइड्स सजाने बैठ जाते हैं। यह बिलकुल वैसा ही है जैसे बिना नक्शा बनाए घर की दीवारें खड़ी करना। रोंडा एब्राम्स कहती हैं कि आपकी प्रेजेंटेशन की नीव उसका स्ट्रक्चर होता है। अगर आपका स्ट्रक्चर कमजोर है तो आप कितनी भी चमक-धमक वाली स्लाइड्स बना लें आपकी ऑडियंस का ध्यान भटक ही जाएगा। एक दिन में विन्निंग प्रेजेंटेशन बनाने का सीक्रेट यह है कि आप सबसे पहले अपनी बात को एक लॉजिकल फ्लो में रखें।
कल्पना कीजिये कि आप अपने बॉस को एक नया बिजनेस प्लान समझा रहे हैं। आप बीच में ही बजट की बात करने लगते हैं और फिर अचानक पिछले साल के घाटे पर पहुँच जाते हैं। आपके बॉस को ऐसा लगेगा जैसे वह किसी ऐसी फिल्म में बैठे हैं जिसका डायरेक्टर शूटिंग के वक्त सो गया था। वह आपकी बात सुनने के बजाय अपने मोबाइल पर कैंडी क्रश खेलना ज्यादा पसंद करेंगे। सच तो यह है कि बिना स्ट्रक्चर की प्रेजेंटेशन सिर्फ शोर होती है जिसमें कोई म्यूजिक नहीं होता। अगर आप अपनी बात को शुरू से अंत तक एक धागे में नहीं पिरो सकते तो समझ लीजिये कि आपने अपनी ऑडियंस को खो दिया है।
रोंडा हमें सिखाती हैं कि एक परफेक्ट स्ट्रक्चर के तीन हिस्से होते हैं। ओपनिंग जो लोगों को जगा दे। बॉडी जो उन्हें ठोस जानकारी दे। और क्लोजिंग जो उन्हें कुछ करने पर मजबूर कर दे। अक्सर हम ऑफिस में देखते हैं कि लोग दस स्लाइड्स तक सिर्फ अपना परिचय ही देते रहते हैं। भाई आप कोई अपनी शादी का बायोडाटा नहीं पढ़ रहे हैं। लोगों का समय कीमती है और उनकी अटेंशन स्पैन किसी चिड़िया से भी कम है। आपको पहले दो मिनट में ही यह साबित करना होगा कि आप उनकी किसी समस्या का समाधान लेकर आए हैं। अगर आपने शुरुआत में ही उनका दिल जीत लिया तो समझो आधी जंग जीत ली।
अब मान लीजिये कि आप अपनी टीम को एक नया सॉफ्टवेयर सिखा रहे हैं। अगर आप सीधे टेक्निकल कोडिंग पर चले जाएंगे तो आधे लोग लंच के बारे में सोचने लगेंगे। लेकिन अगर आप उन्हें पहले यह बताएं कि यह सॉफ्टवेयर उनके काम का बोझ आधा कर देगा तो वे आपकी हर बात ध्यान से सुनेंगे। यही स्ट्रक्चर का जादू है। आपको अपनी प्रेजेंटेशन को एक कहानी की तरह बुनना होगा जहाँ हर स्लाइड अगली स्लाइड के लिए एक उत्सुकता पैदा करे। बिना सही फ्रेमवर्क के आप सिर्फ शब्दों का बोझ बढ़ा रहे हैं।
स्ट्रक्चरिंग का मतलब यह भी है कि आप अपनी बात को सिंपल रखें। अगर आप एक ही स्लाइड में दस अलग-अलग मुद्दे डाल देंगे तो आपकी ऑडियंस का दिमाग हैशटैग कन्फ्यूजन बन जाएगा। रोंडा का कहना है कि एक बार में एक ही मुख्य विचार पर फोकस करें। इससे आपकी बात लोगों के दिमाग में सीधे उतरती है। जब आपका स्ट्रक्चर साफ होता है तब आपका आत्मविश्वास भी बढ़ जाता है। आपको डर नहीं लगता कि आप आगे क्या बोलने वाले हैं क्योंकि आपने अपना रास्ता खुद ही मैप कर लिया है। तो अगली बार जब प्रेजेंटेशन बनाने बैठें तो लैपटॉप बंद करें और पहले एक कागज पर अपनी कहानी का मैप तैयार करें।
लेसन २ : ऑडियंस की नब्ज पहचानना
प्रेजेंटेशन देना और किसी अजनबी के साथ डेट पर जाना लगभग एक जैसा ही है। अगर आप सिर्फ अपनी ही तारीफ करते रहेंगे और सामने वाले की पसंद-नापसंद का ख्याल नहीं रखेंगे तो समझ लीजिये कि आपका दोबारा मिलना मुश्किल है। रोंडा एब्राम्स हमें सिखाती हैं कि आपकी प्रेजेंटेशन आपके बारे में कम और आपकी ऑडियंस के बारे में ज्यादा होनी चाहिए। अगर आप एक दिन में प्रेजेंटेशन तैयार कर रहे हैं तो आपको अपना कीमती समय उन्हीं बातों पर लगाना चाहिए जो आपकी ऑडियंस को इम्प्रेस करें।
जरा सोचिये कि आप अपने ऑफिस के मार्केटिंग हेड को एक नया आइडिया दे रहे हैं। अब अगर आप उन्हें आधे घंटे तक यह समझाते रहे कि आपने कितनी मेहनत से डेटा जमा किया है तो वह आपकी बात सुनते ही अपनी घड़ी देखने लगेंगे। उन्हें इस बात से कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने कितनी रातें जागकर वह एक्सेल शीट बनाई है। उन्हें सिर्फ यह जानना है कि आपका आइडिया कंपनी का मुनाफा कैसे बढ़ाएगा। अपनी मेहनत का ढिंढोरा पीटना बंद कीजिये और उनकी समस्या का हल पेश कीजिये। जब आप ऑडियंस के चश्मे से दुनिया को देखते हैं तो आपकी प्रेजेंटेशन खुद-ब-खुद पावरफुल हो जाती है।
अक्सर लोग स्टेज पर खड़े होकर ऐसे भारी-भरकम शब्दों का इस्तेमाल करते हैं जैसे वे किसी डिक्शनरी का मुकाबला कर रहे हों। भाई आप वहां लोगों को अपनी अंग्रेजी दिखाने नहीं बल्कि अपनी बात समझाने गए हैं। अगर आपकी ऑडियंस में कॉलेज के स्टूडेंट्स हैं और आप उनके सामने किसी बूढ़े प्रोफेसर की तरह बोरिंग लेक्चर देने लगेंगे तो वे अपनी बोरियत मिटाने के लिए इंस्टाग्राम रील देखने लगेंगे। रोंडा कहती हैं कि अपनी भाषा और टोन को अपनी ऑडियंस के हिसाब से बदलें। जो बात एक सीईओ को समझ आती है जरूरी नहीं कि वह एक जूनियर इंटर्न को भी समझ आए।
एक असली मास्टर वक्ता वही है जो प्रेजेंटेशन शुरू करने से पहले खुद से यह पूछे कि मेरी ऑडियंस यहाँ क्यों बैठी है। क्या वे डर में हैं। क्या वे कुछ नया सीखना चाहते हैं। या वे सिर्फ इसलिए आए हैं क्योंकि उनके बॉस ने उन्हें जबरदस्ती भेजा है। अगर आप उनकी इस मानसिक स्थिति को समझ गए तो आप अपनी प्रेजेंटेशन में ऐसे हुक्स डाल पाएंगे जो उन्हें अपनी कुर्सी से चिपकने पर मजबूर कर देंगे। जब आप किसी के दर्द की दवा बताते हैं तो वह इंसान आपकी हर बात को पत्थर की लकीर मान लेता है।
मान लीजिये आप अपनी बीवी को यह समझाना चाहते हैं कि आपको एक नया महंगा गैजेट क्यों खरीदना चाहिए। अगर आप उसे इसके टेक्निकल फीचर्स बताने बैठेंगे तो शायद आपको डिनर में सिर्फ खिचड़ी ही मिले। लेकिन अगर आप उसे यह बताएं कि इस गैजेट की मदद से आप घर के काम जल्दी निपटाकर उसके साथ ज्यादा वक्त बिता पाएंगे तो आपकी बात मान ली जाने की संभावना बढ़ जाती है। प्रेजेंटेशन भी तो यही है। आपको अपनी बात को उनके फायदे के साथ जोड़ना ही होगा। जब ऑडियंस को अपना फायदा दिखता है तो वे आपकी सबसे बड़ी सपोर्टर बन जाती है।
लेसन ३ : विजुअल सिंप्लिसिटी और प्रैक्टिस
कई लोगों को लगता है कि उनकी स्लाइड्स जितनी ज्यादा चमकेंगी लोग उतने ही ज्यादा इम्प्रेस होंगे। वे अपनी स्लाइड्स में इतने सारे कलर्स और एनीमेशन डाल देते हैं कि प्रेजेंटेशन कम और किसी बच्चे की बर्थडे पार्टी का डेकोरेशन ज्यादा लगने लगता है। रोंडा एब्राम्स हमें याद दिलाती हैं कि आपकी स्लाइड्स आपको सपोर्ट करने के लिए हैं न कि आपका रोल छीनने के लिए। अगर आपकी ऑडियंस आपकी स्लाइड पर लिखे छोटे-छोटे अक्षरों को पढ़ने में ही अपनी पूरी ताकत लगा देगी तो वे आपकी बात कब सुनेंगे। विजुअल का मतलब है सादगी। कम शब्द और बड़े इम्पैक्ट वाली इमेजेस आपकी प्रेजेंटेशन में जान फूंक देती हैं।
कल्पना कीजिये कि आप एक स्लाइड दिखाते हैं जिस पर पचास लाइनें लिखी हुई हैं। आपकी ऑडियंस उसे पढ़ते-पढ़ते ही थक जाएगी और उनके दिमाग की बत्ती गुल हो जाएगी। यह बिलकुल वैसा ही है जैसे किसी फिल्म के पोस्टर पर पूरी कहानी लिख दी जाए। फिर फिल्म देखने कौन आएगा। आपको अपनी स्लाइड्स को एक विजुअल टीजर की तरह इस्तेमाल करना चाहिए। अगर आप किसी बड़ी जीत की बात कर रहे हैं तो पूरी कहानी लिखने के बजाय सिर्फ एक ट्राफी की फोटो लगाइए और अपनी जुबान से जादू बिखेरिये। स्लाइड्स पर कचरा जमा करना बंद कीजिये क्योंकि आपकी आवाज ही आपका सबसे बड़ा हथियार है।
लेकिन सिर्फ अच्छी स्लाइड्स बनाना ही काफी नहीं है। असली खेल तो प्रैक्टिस का है। बहुत से लोग सोचते हैं कि वे आखरी मौके पर जाकर स्टेज को हिला देंगे। पर असलियत में वे वहां जाकर सिर्फ कांपते हैं। रोंडा कहती हैं कि एक दिन में तैयारी का मतलब यह भी है कि आप कम से कम तीन बार अपनी प्रेजेंटेशन को बोलकर देखें। जब आप आईने के सामने खड़े होकर अपनी बात कहते हैं तो आपको अपनी कमियां साफ नजर आती हैं। बिना प्रैक्टिस के स्टेज पर जाना वैसा ही है जैसे बिना हेलमेट के बाइक चलाना। रिस्क बहुत बड़ा है और चोट भी गहरी लग सकती है।
मान लीजिये कि आपने बहुत मेहनत से एक प्रेजेंटेशन बनाई लेकिन स्टेज पर जाते ही आपका लैपटॉप फ्रीज हो गया। अब अगर आपने प्रैक्टिस की है तो आप बिना स्लाइड्स के भी अपनी बात जारी रख पाएंगे। लेकिन अगर आप सिर्फ स्लाइड्स के भरोसे थे तो आपकी बोलती बंद हो जाएगी और आप वहां किसी स्टैच्यू की तरह खड़े नजर आएंगे। प्रैक्टिस आपको वह आत्मविश्वास देती है जो किसी भी टेक्निकल खराबी से बड़ा होता है। जब आप अपनी बात को बार-बार दोहराते हैं तो आपके शब्द आपके दिल से निकलने लगते हैं और आपकी ऑडियंस को आपकी ईमानदारी महसूस होती है।
एक महान प्रेजेंटेशन वह नहीं है जिसमें कोई गलती न हो बल्कि वह है जिसे सुनकर लोग प्रेरित महसूस करें। रोंडा एब्राम्स की यह बुक हमें सिखाती है कि चाहे आपके पास सिर्फ चौबीस घंटे हों आप तब भी दुनिया बदल देने वाली बात कह सकते हैं। बस अपने स्ट्रक्चर पर भरोसा रखिये अपनी ऑडियंस का सम्मान कीजिये और अपनी स्लाइड्स को सिंपल रखकर जम के प्रैक्टिस कीजिये। जब आप पूरे जोश के साथ स्टेज पर कदम रखेंगे तो जीत आपकी ही होगी। तो उठिए अपनी अगली बड़ी प्रेजेंटेशन की तैयारी आज और अभी से शुरू कीजिये।
अगर आप भी अपनी अगली मीटिंग में सबको हैरान करना चाहते हैं तो आज ही रोंडा एब्राम्स के इन लेसन्स को अपनी लाइफ में लागू करें। क्या आपके साथ भी कभी कोई प्रेजेंटेशन डिजास्टर हुआ है। हमें कमेंट्स में अपनी कहानी बताएं और इस आर्टिकल को अपने उस दोस्त के साथ शेयर करें जिसे स्टेज से डर लगता है। चलिए साथ मिलकर एक कॉन्फिडेंट कम्युनिटी बनाते हैं।
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